为什么我们处理您的数据？

我们通过网络表格收集和记录您的数据，用于您在神州中医开放大学的入学注册，以及在学业期间的指导工作，以监督您的学习进度，并最终凭借您的数据证明您具备毕业资格。神州中医开放大学还需要处理您的个人数据及学习进度数据，因为神州中医开放大学需要对认证资质及学生所取得的成绩负责。

我们如何获取您的数据？

首先，我们在您通过数字或纸质报名表注册时获得您的数据。此外，您本人也会向神州中医开放大学提供个人数据，因为我们在您作为学生的教育和指导过程中需要使用这些数据。

当您的数据用于不属于法律义务或我们教育职责范围内的服务时，我们将征求您的同意以获取和使用您的数据。届时我们会说明为何需要该数据，以及我们可能与哪些对象共享您的数据。请注意，在此类情况下，您没有义务提供您的数据。您可以随时撤回您的同意。您可在”您有哪些权利？”一节中阅读更多相关内容。

我们处理哪些数据？

我们处理您的联系信息，包括姓名、地址、居住地、出生日期、电子邮箱及电话号码。为制作您的毕业证书，我们还需要您的出生地、完整的名字及婚前姓氏。为评估您是否可被录取入学，我们还会要求提供以往的学历证书或EVC报告（学习成果认定报告）。在您的学业过程中，我们还会处理诸如成绩、评分、评估、给予您的反馈、所参加的考试、提交的作业和报告、论文、成绩单及毕业证书等数据。我们还会处理一张护照照片，用于制作所谓的”人像名册”，以便教师能够通过姓名认识您并核查您的出勤情况。

由于我们须记录课堂出勤情况，因此在请病假或缺勤的情况下，我们会询问缺席原因。由于此信息对于评估您是否符合缺课豁免或补偿资格十分重要，我们会在您于神州就读期间将相关往来记录保存在您的档案中。此后，该信息将被销毁。

我们保留您数据的期限有多长？

作为一所教育机构，我们根据《公共档案法》负有保留学生个人信息、考试及毕业证书数据的法律义务。即使在您完成学业后，我们仍会保留这些强制性数据。例如，我们会在毕业后保留考卷五年。毕业证书数据则至少保留30年，以便学生在毕业证书遗失或损毁无法使用时可申请补发副本。

与他人共享

我们仅在为履行法律义务或我们的教育职责所必需时，才会向其他机构提供您的数据。我们会与代表我们处理您数据的机构签订数据处理协议，以确保您的数据获得同等水平的安全性与保密性。我们仍对此类个人数据的使用承担责任。

特定处理事项

神州中医开放大学使用多种应用程序处理个人数据。这些应用程序中个人数据的处理均依照GDPR的要求进行，并在必要时遵循所签订的数据处理协议的相关规定。针对其中部分应用程序及相关学业事项，我们在下文提供具体的隐私说明。

Filemaker，即”学习管理系统”（LMS），符合GDPR规定。这意味着系统的权限设置（即谁可以访问该系统）均依照GDPR的规则进行配置。

为充分发挥Filemaker作为LMS的功能，系统会为负责指导的教师保存某个班级或学生的学习成绩进度报告。教师可通过学务协调员从Filemaker获取班级名单（姓名列表）。该数据可供您所在课程的学务协调员访问。

Moodle——学生门户网站及学习管理系统（LMS）的学生版本——同样符合GDPR规定。这意味着访问权限及授权设置（即谁可以访问该系统）均依照GDPR规定进行配置。

为支持Moodle作为学生LMS的有效使用，系统会保存学生的学业进度及学习成绩记录。这些记录可由学务协调员更新，并可供学生本人查阅。

此外，神州中医开放大学还将您的个人数据用于若干符合您本人及课程利益的特定用途，以进一步提升教育质量。这些特定处理事项包括：

评估调查：在您就读期间及毕业后一次，您可能会被邀请填写一份非强制性的调查问卷，用于评估神州中医开放大学所提供的课程项目。这些调查问卷将通过”Google Forms”功能由我们进行匿名处理。有关Google隐私政策的详情，请点击此处查看。

校友网络及毕业班学生：如果您正处于毕业班或已经毕业，神州中医开放大学将使用您的个人数据，通过新闻通讯不定期告知您有关您所在领域的有趣动态、神州中医开放大学组织的社交活动、研讨会等信息。我们为此使用Mailchimp程序。由于这符合您的利益且不会进一步侵犯您的隐私，我们将使用您所提供的电子邮箱地址用于此目的。如果您不希望神州中医开放大学作为毕业生或校友与您联系，您可通过以下邮箱通知学务协调员：info@shenzhou-university.com。

如您对这些应用程序及调查问卷有任何进一步疑问，请通过info@shenzhou-university.com联系协调员。

您有哪些权利？

您可行使以下隐私权利。

数据访问权

您可要求我们提供您的个人数据访问权限。您无需说明理由即可获得一份说明，列明神州中医开放大学处理您的哪些个人数据。这应能让您清楚了解数据的来源，以及我们可能或已经与哪些对象共享该数据。您只能申请有关您本人的数据，不能申请有关他人的数据。除非您能证明您是代表他人提出申请且已获得其授权，否则不可代为申请。

修改、补充、限制、转移或删除数据的权利

所登记的个人数据如有错误或不完整？我们可根据您的请求进行修改、补充或删除。但这并非总能实现。例如，若有相关法律程序正在进行且该数据与之相关，或存在法律上保留该数据的义务时，则无法办理。

撤回您的同意

如果您曾授权我们处理您的个人数据，您也可以撤回此授权。您可通过发送电子邮件至：info@shenzhou-university.com，并以”撤回个人数据使用同意”为主题来办理此事。

反对数据处理

您可以反对我们处理您的个人数据。届时您可要求我们停止使用您的个人数据。但这并非总能实现。在此类情况下，您必须能够证明该处理可能会对您造成不利影响。

您应如何操作？

如您希望行使上述一项或多项隐私权利，适用以下规定：

您可以通过邮寄方式提交申请。

您须在神州中医开放大学前台出示身份证明。

我们将在一个月内处理您的申请。如您的申请较为复杂，我们将额外获得两个月的处理时间。

异议与申诉

如您的申请未获批准或仅部分获批，我们将始终说明理由。您有权要求将此记录在决定书中。您可就此向数据控制者（即神州中医开放大学管理层）提出异议。该决定书将说明具体的申诉方式。

提交投诉

您对神州中医开放大学处理您的隐私或个人数据的方式不满意？或者您认为神州中医开放大学对您的个人数据处理有误？如有上述情况，您可通过电子邮箱：info@shenzhou-university.com向课程方提交投诉。

如果我们无法共同解决该问题，您可将此事诉诸法院。您可在投诉处理说明中阅读更多相关内容。此外，如您认为自己的权利受到侵犯，您也可随时向监管机构——数据保护局（AP）提交投诉。您可在数据保护局（AP）网站的”关于个人数据使用的投诉”页面阅读更多相关内容。

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更多信息

您对隐私有任何疑问吗？请通过电子邮箱：info@shenzhou-university.com联系学务协调员。

有关隐私的一般信息，请访问数据保护局（AP）网站。